会议可以是美妙的也可以是恐怖的,专业人士召开的会议能使每个人感觉不错,感觉工作进程不断向前,事情越来越清楚,势头得到了延续。
会议是宝贵的,考虑到与会人的机会成本——他们可能会去做更重要的事,要将别人的日历上的空隙当作稀有资源, 要知道每个人都希望留出时间做自己的工作。
我觉得任何超过两个人的有组织的对话都是会议,今天在公司我们做的不是很好,会议即说不上美妙也不至于恐怖,不过我们还是有更好的实践方法,使各个同事的开会效率不至于低于标准。
会议必须要有所有人。
这个人负责驱动会议。
负责控制与会人的谈论内容在会议议题之内。
负责会议能按时开始。
负责会议在正确的轨道上进行,在剩下的时间里完成会议本来要解决的问题。
如果你到了一个没有所有人的会议,你应该离开去做些跟对公司更有价值的事情。
会议开始要确认本会议的必要产出。
会议所有人要在开始时说出会议的目标,比如“今天我们要在A方案和B方案中选择一个。”
会议所有人要清晰的定义讨论的边界,比如“今天我们不讨论UI的内容,今天讨论产品的概念设计A和B方向。”
会议需要以清楚的可执行条目结束,每一项都应有代办人和结束时间。
会议进行过程中,会议的所有人应当纪录每项决策,行动人和结束时间。
会议最后一项应是把这些决策,行动人和结束时间念出来亦避免误解和遗漏。
会议所有人应当在会议结束后Email清单给大家。
如果截止时间不能完成,行动人有义务让大家知道。
其它实践方法
如果在预定的会议时间内提前讨论完毕,马上离开而不是试图随机找几个问题来讨论。
如果你在一个会议里觉得自己没有必要参会,应当让大家知道,除非有人说出理由让你留下来,离开不会使任何人不高兴。
你有权拒绝一个不知道是啥的,为啥会召开的会议,不要在一个你自己都不知道关于什么的会议中出现。
会议不是推迟决策的理由,不要需要一个决策就召开一个会议,如果你只是需要一些帮助和反馈,可以在立会前就去主动获得。
最后,你的时间特别宝贵,你值得拥有一个高效有序的会议。